26. August 2021 
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DSGVO-Konformität von Dateien sichern

Auch gespeicherte Dateien, die personenbezogene Daten enthalten, müssen gemäß DSGVO rechtzeitig gelöscht werden. Bei der Identifikation und automatischen Löschung unterstützt emagixx Sparkassen jetzt mit einem neuen Dienstleistungsprodukt.

Pressemeldung der Firma emagixx GmbH

Die DSGVO legt fest, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten einer Zweckbindung unterliegt. Dieses gilt grundsätzlich auch für Dateien, die personenbezogenen Daten enthalten. Entfällt der Zweck, für den eine solche Datei angelegt wurde, so ist sie unverzüglich zu löschen. Dies stellt Finanzinstitute vor große Herausforderungen, da Dateien wie Anschreiben, Berechnungen in Tabellenkalkulationen, Kampagnenlisten u. v. m. häufig in den unterschiedlichsten Verzeichnissen abgelegt werden, um später noch geändert zu werden oder als Vorlage für ähnliche Vorgänge zu dienen. Ist ihre Löschung rechtlich notwendig, werden diese Dateien im hektischen Arbeitsalltag häufig schlichtweg vergessen.

Abhilfe schafft hier ein neues Dienstleistungsprodukt der Firma emagixx, dass insbesondere im Sparkassenmarkt zum Einsatz kommt. Softwaregestützt werden mithilfe eines speziell entwickelten Regelwerkes die textuellen Inhalte aus Office Dateien wie Word, Excel, Access etc. extrahiert und analysiert. Auf diese Weise ist es möglich, Dateien mit personenbezogenen Daten zu identifizieren und zu ermitteln, ob sie gelöscht bzw. archiviert werden müssen. Durch einen regelmäßigen Einsatz können Sparkassen sicherstellen, dass sich in ihren Verzeichnissen keine, gemäß DSGVO zu löschenden, Dateien mit personenbezogenen Merkmalen verstecken.

Darüber hinaus profitieren Institute beim Einsatz der Dienstleistung davon, dass auch Kopien von Dateien erkannt werden. Die Praxis zeigt, dass sich häufig Mehrfachkopien derselben Datei in gleichen oder auch in unterschiedlichen Verzeichnissen finden lassen. Durch die inkludierte automatische Löschung wird unnötigerweise belegter Speicherplatz wieder frei.



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Seit 20 Jahren entwickelt die emagixx GmbH unter dem Motto "Einfach bessere Daten" Softwareprodukte und Dienstleistungen insbesondere für Sparkassen. Kern aller Angebote ist die eigene, regelbasierte, leistungsstarke Software enfoxx, die je nach Produkt mit speziellen bankfachlichen Prüfregeln kombiniert wird. Dies ermöglicht es, Lösungen zu kreieren, die schnell konkrete Problemstellungen beseitigen. www.emagixx.de


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